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Gmail
言わずと知れたGoogleの提供するメールサービスですね。
容量が多く、かつ無料ということで有名です。
私は今まで、デスクトップPC上においてメールソフト(Outlook系ではありません。)で送受信していた業務関連メールを、Gmailアドレスに自動転送させてメールバックアップの一つに使っていただけでした。
かつ、端末PCのハードディスク自体は２４時間・自動バックアップをかけているので、Gmailと併用で二重のバックアップ・ケアになります。
かつ、外出先でモバイルPCを持っていない時でも、PCレンタルのあるショップに行けばアクセスできるので、それだけでも便利でした。
しかし、これだけだとメールをPC内にメールソフトで保管し続けるため、長期で考えると延々と容量を食うことになります。
まだまだPCのハードディスク容量はあるものの、気持ちよくはない。
PC容量を食えば食うほど、PC作業のスピードに少ーしずつ、じわりじわりと負荷として影響していく・・・。
かつ、複数台のPCにおいて、送受信メールをわかりやすく共有したいということで、いくつか他のASPシステムも見たのですが、時間も費用もなんだか惜しいということで、Gmailを再度、よく見てみました。
改めて、WEBメールの細かい設定をしていくと、とても便利ですね!
これが基本無料とは、さすがGoogle!!
Gmailのメールアドレスそのものを取引先等には提示したくないのですが、GmailのWEBメール上で自社ドメインメールが送受信できますので、これでクリアです。
迷惑メール対策の設定もやりやすく、振り分けに使うGmail上の機能「ラベル」も設定が画期的でわかりやすく、振り分け(フィルター)条件の他、ラベルの色分けも出来たりして、とても見やすいです。
送受信したメールも関連付けられて一覧となるのでメールやり取りの経緯が、パッと見やすいし、ToDoにも関連付けられる。
更に、20GB容量追加しても、たったの5＄。とても激安。
Googleのまわし者ではありませんが、下手な有料メールソフトよりずっと便利で、かつ、容量もとても大きい。ウィルス対策やセキュリティ等もGoogleなので安心感がある。
ドメインメールのメールサーバーでウィルスチェック、スパムもチェック、Gmailでもウィルスチェック、PC端末でもチェック、と、容易に三重にかけられることになる。
これも下手なメール系のASP有料サービスより、ずっと助かる。
あと、Gmailに限らず、全てのWEBメールに言えることですが、WEBメールを使うことで自身のIPアドレスも、いかなる送信先にも知られずに済むのなら、ルーターやファイヤーウォール、暗号化通信等々を使うことに加え、送受信中のハッキング・クラッキング対策の更なる一環として、より安心感があるかな、とも思います。
・・・ 使い勝手は、おそらくOutlookしか使ったことがないような方の場合には、難しく感じられるかもしれません。
きっと、PC中級者・上級者?レベルでないと使いきれないだろうと、個人的には思いますが、丁寧に設定していけば、とても良いです。
長期に渡り、かなり重宝しそうです。これで、業務効率を上げていく一環になるのなら幸甚です。
めずらしくマニアックな記事を書きましたが、小規模事業者なら、充分、日常用途を満たすのではないかと思われます。 それ以上の機能を求めるなら、Gmailには、別途、ビジネスユース向けオプション(API)も用意されています。
もちろん、Gmailでオートステップメール等のメール配信マーケティングやヘルプデスク社内共有システム、CTI的に使う用途は満たせません(目的が違う。)ので、その辺りは、別途、ASPやデータベースシステムの導入が必要となります。
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