By: <a href=’http://www.flickr.com/photos/t32k/8286098449/’ target=’_blank’>Koji Ishimoto</a>
メールを使うこと自体は簡単だと思いますし、日々、様々なメールでのやりとりをされているでしょう。
当然ですが、送信先の画面の向こうにはお相手がいます。
あまりに事務的だったり、誤字脱字が多くては相手に不快感を与えます。
これは最低限のマナーです。
国語のテストをするわけではないので、正解はありません。
それでも、やはり書き方のコツというものがあります。
メール文章を書く前の５ポイント
- 正解はありません。
- 送信先にはお相手がおります。
- 文章表現がご自身を表します。
- 文章は、人目に触れてから一人歩きするものです。
- 読み手の感性にも左右されるものです。
基本は「簡潔」・「効率」にを原則とします。
例えば、メールでは改行を多くするのもコツですが、改行が多すぎるのも読みづらいのでやり過ぎないように注意してください。
６５文字～７０文字ぐらいで折り返すのが良いと思います。
それと要件だけでは味気ないですので、肉声を文章にして1行は加えましょう。
基本は、特例やメールマガジンを除き、用件伝達に留めるのがベターです。
メールであまり心情的に深いやり取りをするのは避けたほうが良いかと思います。
文章はあくまでコンテンツであり、読み手によって誤解や邪推を生むことも充分にありえます。
便利だからとメールにばかり頼らずに、電話や対面といった基本も忘れずに活用してください。
以下にメール一例を掲載します。あくまで一例です。
(以下より↓)
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●●株式会社 御中
●●●●●(役職・部署) ●●● ●●様
平素、お世話になり、本当に有難うございます。
先日の件について、確認したい点がございます。
ご多忙の中、おそれいりますが、近日中に主に以下の点を、
確認・打ち合わせさせていただきたいのですが、いかがでしょうか?
1. 事前に考えておいていただきたい点
2. 事前に考えておいていただきたい点.
3. 事前に考えておいていただきたい点
□ 日時 : 来週であれば、前半と後半、
どちらのほうが、御予定は空いていますか?
□ 場所 : 梅田と本町であれば、
どちらのほうが、御都合がよろしいですか?
～追 伸～
また、飲みに行って、楽しく情報交換しましょう。
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(↑以上まで)
ここでは署名を省いていますが、末尾の署名は、長すぎない程度につけます。
署名にあれもこれも入れすぎて長すぎる方もたまに見かけますが、見苦しく、売込臭がにじみ出て貧乏臭い印象になります。
署名の例として、弊社が実際に使っている一例を転記します。
(以下より↓)
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以上。よろしくお願い申し上げます。
不明点・ご質問・ご意見・ご要望があれば、お気軽にお寄せください。
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合同会社 実践マーケティングセンター 担当 *****
【Ｕ Ｒ Ｌ】 http://****
【Ｅ – Ｍail】 *****@****
【所在地】:〒
【直通ホットライン】 :090-****-****
【TEL】06-****-**** 【FAX】06-****-****
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(以上まで↑)
上記はあくまでカンタンな一例です。これに限りません。
複数パターンを使い分けましょう。
上記はあくまで取引先に対する丁寧さを基本にしたやり取りの一例ですが、メールの書き方も追求していくと、顧客をあなたのファンに変えていくための一助になります。
例えば、「One to Oneメール配信」という手法があります。
一括でまとめて送信しているのに、1人から1人に送ったように見える、相手の名前などを個別に差し込めるメール配信システムです。
一度、設定してしまえば、氏名や役職、部署等の差込も柔軟に行えます。
さらに、「オートステップメール」という手法も浸透してきました。
自分で作った複数のシナリオメールを、自動でステップごとに、自分で設定して決めた期間で、希望者にメール配信するシステムです。
どちらも比較的、安価で活用できます。これらは、さらに進んだメール活用の手法です。
簡単な文章だけではわかりにくいかもしれません。
是非、検索してみてください。今は様々なサービス会社がでております。
